เคสผู้จัดเทศกาลดนตรี: ใช้ Export Excel บน etixgo.com สรุปยอดขายและรายงาน excel ส่งฝ่ายการเงินทันวัน

เมื่อเริ่มต้นโปรเจกต์อีเวนต์ใหม่ ทีมจัดงานส่วนใหญ่จะเจอ “งานเอกสาร” ตามมาเสมอ ไม่ว่าจะเป็นรายงานจำนวนตั๋วที่ขายได้ รายการออเดอร์ รายชื่อผู้จอง และสรุปผลการขายแบบที่นำไปทำบัญชีหรือส่งให้ทีมที่เกี่ยวข้องต่อได้ทันที ในเคสนี้ เราจะดูวิธีใช้ฟีเจอร์ export, excel, รายงาน excel บน etixgo.com เพื่อให้การส่งออกข้อมูลจากระบบจัดการบัตรและรายงานทำได้รวดเร็วและเป็นระบบ

สมมติว่าเป็นทีมผู้จัด “เทศกาลดนตรีหนึ่งวัน” ที่เปิดขายตั๋วผ่าน etixgo.com ต้องส่งรายงานสรุปการขายให้ฝ่ายการเงินและผู้สนับสนุนภายในวันเดียวหลังปิดรอบการขาย ทีมจึงกำหนด workflow ง่ายๆ ว่า ทุกครั้งที่ต้องสรุปผล จะใช้การ Export Excel จากระบบแทนการคัดลอกข้อมูลด้วยมือ

เคสการทำรายงานสรุปหลังปิดการขาย: ใช้ Export Excel ให้ทีมการเงิน

หลังปิดรอบขาย ทีมเข้าไปที่ส่วนระบบจัดการบัตรและรายงานบน etixgo.com แล้วใช้ฟีเจอร์ Export Excel เพื่อ ส่งออกข้อมูลตั๋วและรายงานเป็นไฟล์ Excel จากระบบ โดยไฟล์ที่ได้ช่วยให้ตรวจสอบความถูกต้องได้ง่ายขึ้น เพราะคอลัมน์ข้อมูลชัดเจน สามารถจัดเรียง/กรอง/ทำสรุปต่อใน Excel ได้ทันที

ประโยชน์ที่เห็นผลในเคสนี้คือ ทีมไม่ต้องไล่คัดข้อมูลจากหน้าจอหลายส่วน ลดโอกาสพลาด และทำให้การส่งรายงานไปยังฝ่ายที่ต้องใช้เอกสารเป็นรูปแบบเดียวกันทำได้เร็วกว่าเดิม เมื่อผู้จัดต้องทำรายงานหลายรอบ (เช่น รอบเช้า/รอบเย็น หรือแยกประเภทบัตร) การ export เป็นไฟล์ excel จะทำให้เวลาเตรียมข้อมูลลดลงชัดเจน

ทำรายงาน Excel ให้ผู้สนับสนุน: สรุปยอดขายแบบอ่านง่ายและนำไปต่อได้

นอกจากรายงานภายในทีม เคสนี้ยังต้องส่งข้อมูลให้ผู้สนับสนุนเพื่อประกอบการสรุปผลการตลาด เช่น จำนวนผู้จองในช่วงโปรโมชัน และยอดขายรวมตามเงื่อนไขที่กำหนด ทีมจึงเลือกใช้ รายงาน excel ที่ส่งออกจากระบบบน etixgo.com เพื่อให้ผู้รับเอกสารสามารถเปิดดูได้ทันทีโดยไม่ต้องพึ่งพาความรู้เฉพาะทางด้านระบบ

เมื่อได้ไฟล์ Excel แล้ว ทีมสามารถนำไปสร้างกราฟ/ตารางสรุป หรือปรับรูปแบบการนำเสนอได้ทันทีในเครื่องมือที่ฝ่ายการเงินหรือฝ่ายการตลาดใช้อยู่เป็นประจำ ซึ่งช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมเร็วขึ้น และทำให้ “รายงาน” กลายเป็นทรัพยากรสำหรับการตัดสินใจ ไม่ใช่งานคัดลอกข้อมูลซ้ำๆ

จัดระเบียบการทำงานก่อนวันงาน: ส่งออกเมื่อไหร่ก็สรุปได้ทันที

อีกจุดที่ทีมชอบใน workflow นี้คือสามารถส่งออกข้อมูลได้ตามจังหวะที่ต้องการ เช่น ก่อนประกาศกำหนดวันจัดส่งของที่ระลึก หรือก่อนทีมเช็กอินต้องเตรียมข้อมูลด้านเอกสาร ทีมจึงกำหนดเป็นขั้นตอนว่า “ทุกครั้งที่ต้องใช้รายงาน ให้ export เป็น Excel ก่อน” แล้วค่อยนำข้อมูลไปใช้งานต่อในขั้นตอนถัดไป

หากอยากเริ่มต้นดูภาพรวมแพ็กเกจการใช้งานบน etixgo.com หรือวางแผนการจัดอีเวนต์ให้เหมาะกับขนาดงาน สามารถตรวจรายละเอียดที่หน้า /packages หรืออ่านบทความเพิ่มเติมใน /blog เพื่อเลือกแนวทางที่สอดคล้องกับทีมคุณ

สรุปแล้ว ในเคสอีเวนต์แบบเร่งปิดรอบขาย การใช้ Export Excel บน etixgo.com ช่วยให้การส่งออกข้อมูลตั๋วและการทำ รายงาน excel ทำได้ไว เป็นมาตรฐาน และพร้อมนำไปใช้งานต่อกับทุกฝ่ายที่ต้องใช้เอกสารจริงๆ